Nous arrivons à la conclusion de cette série de conseils, pour la maîtrise de votre budget IT.
- Concrètement pourquoi la DSI est positionnée comme levier dans l'entreprise. Avec comme première étape la construction du budget
- Dans des situations économiques difficiles comment la DSI peut contribuer à l'effort et qu'est-ce que cela signifie ?
- En conclusion, nous parlons de la clé de voûte de l'exercice budgétaire : la confiance.
Pour compléter (et si vous ne l'avez pas encore), je vous propose de recevoir une infographie qui récapitule les points clés des 14 conseils
Enfin, n'hésitez pas à compléter avec vos propres conseils, vos retours d’expériences, dans les commentaires ou par email!
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12. Budget IT - levier de la DSI, levier de l'entreprise
L'exercice budgétaire, comme la déclaration des impôts, est souvent perçu comme une tâche administrative qui est longue et fastidieuse...
On le fait parce qu'il faut le faire...
Pourtant, ce rendez-vous incontournable pour l'ensemble des directions peut être un véritable levier pour la DSI.
Concrètement, le temps des personnes clés de l'entreprise est souvent rare, ils sont happés par de multiples sujets/projets/comités... Et qu'ils soient dg,directeurs ou experts, cette rareté amène souvent des goulots d'étranglement.
Au niveau de la DSI certains sujets peuvent souffrir d'un manque d'orientation et devenir bloquants pour la chaîne de projet.
L'exercice budgétaire et la transversalité de l'informatique amène une fois par an à rencontrer et à discuter avec la plupart de responsables de l'entreprise. C'est donc un point d'ancrage et de coordination, ou chaque partie prenante va formaliser ses hypothèses, sa trajectoire et ses futurs besoins.
C'est l'occasion de positionner la DSI en tant que facilitateur et apporteur de valeur pour toutes les directions de l'entreprise. En alliant :
- Une vue transversale des besoins et des projets
- L'alignement stratégique
- L'expertise technique
- Et la proposition d'innovation et de solutions technologiques
13. Établir un budget en situation économique difficile
Tôt ou tard, une organisation peut être confrontée à des difficultés économiques. Et il est probable de devoir réduire considérablement la voilure...
Ce qu'il faut intégrer c'est qu'un SI bien géré ne s'écroule pas du jour au lendemain... Il dispose d'un temps d'inertie sur lequel on peut compter. Toutefois, les risques vont augmenter de plus en plus si la situation perdure, et entraîner tôt ou tard des problèmes et des ruptures de services.
Soyons concrets : si l'on ne répond pas au besoin en ressources croissantes, on dégrade la performance des outils, l'expérience des clients et la productivité des personnes.
Coupez les dépenses de sécurité, support, etc... c'est se mettre en risque et renoncer potentiellement à l'expertise indispensable dont vous aurez besoin en cas de pépin. Et il est rare que la DSI puisse cumuler toutes les expertises de l'ensemble des piles de tous les outils.
Enfin, réduire la voilure des projets du cœur du SI, c'est limiter sa transformation et cumuler la dette technique.
Malheureusement, bon nombre de cyberattaques, et particulièrement dans le domaine public, sont le résultat d'année de sous-investissements chronique... Et le coût des dégâts est parfois un multiple des investissements initiaux. Le pire dans tout ça c'est que ce coût de rétablissement sera généralement de la pure perte...
Ce qu'il faut bien comprendre et surtout faire comprendre : Si le SI a été bien géré, chaque coupe du cœur n'est pas une économie, mais un report de charge, des baisses de productivités ou des coûts indirects.
Si le report est trop important, un rattrapage sera possible, mais mettra peut-être 5 à 10 ans pour se remettre à niveau, avec des efforts encore plus grands que ceux initiaux...
14. Conclusion sur la base pour établir votre budget : la confiance
Nous avons partagé 13 conseils pratiques pour construire votre budget et aller au-delà de la formalité administrative annuelle.
Pour conclure, je voudrais terminer par un dernier conseil en forme de prérequis pour votre réussite dans l'exercice.
Si la construction d'un budget est un processus de gestion de l'organisation, avec ses entrées et ses sorties. Les fondements de sa réussite sont basés sur des relations de confiances.
Bien sûr avec l'ensemble des contributeurs interne et externe, mais surtout avec la confiance totale de votre directeur financier et de votre directeur général.
Et si la confiance doit être mutuelle, il est important d'en être acteur : c'est-à-dire l'acquérir et la cultiver.
Concrètement, en tant qu'expert de votre domaine et avec des enjeux financiers aussi élevé :
- Il est important d'avoir une transparence totale sur l'exercice
- Veiller à rendre les sujets techniques et les trajectoires de transformation compréhensibles et les plus digestes possibles
- Soyez en mesure de rentrer dans le détail des sujets les plus importants et les plus stratégiques
- Enfin, mettez-vous dans les chaussures de votre directeur en vous investissant dans la réalité opérationnelle et les enjeux économiques de votre marché.
- Soyez systématiquement force de propositions et de solutions, même si celle-ci semble aux limites de ce qui semble possible pour l'entreprise.
Enfin, il est important de travailler à se détacher des choix et des arbitrages.
Nous ne sommes pas nos projets, nous ne sommes pas nos SI,
Notre job est d'éclairer, de proposer et de conseiller,
Et celui du directeur d'en disposer. Et même si cela révèle des divergences avec nos opinions.
N'oubliez pas que si votre conviction est forte, le refus d'un jour n'est pas systématiquement celui de toujours.