Maitriser son budget IT – 13+1 conseils concrets et pratiques 3/4

Pour compléter (et si vous ne l'avez pas encore), je vous propose de recevoir une infographie qui récapitule les points clés des 14 conseils.

Enfin, n'hésitez pas à compléter avec vos propres conseils, vos retours d’expériences, dans les commentaires !

8. Transformer avec un budget à + zéro ? Oui, mais non...

La plupart des transformations que j'ai eu à mener ont abouti à des budgets globalement stables, voire décroissants... On pourrait en déduire que l'on peut transformer sans rallonges budgétaires, et qu'une transformation est synonyme d'économie...

S'il y a une certaine corrélation entre transformation et optimisation financière, il y a plusieurs pièges...

D'une part, une corrélation ne signifie pas une causalité. Certaines transformations augmenteront vos charges inévitablement, mais le but est alors d'apporter des capacités supplémentaires à votre entreprise.

D'autre part, transformer avec comme seul et principal objectif une baisse de coûts aura une limite et dégradera à terme votre outil de travail... C'était le paradigme du centre de coût dominant dans les années 2000/2010. Il a été depuis remplacé par une logique d'amélioration de la chaîne de valeur.

Gardez toujours au premier plan vos besoins capacitaires et n'oubliez pas que toutes les alternatives ne se valent pas.

Votre SI est une voiture de rallye que vous devez entretenir et optimiser. Et si vous n'avez probablement pas besoin d'une formule 1, veiller à ne pas transformer votre véhicule en 2 chevaux.

9. Comment planifier et maîtriser le budget de votre transformation

Voici quelques exemples d'actions simples, pour réussir une transformation, tout en maîtrisant son budget :

1. Au départ, il faut identifier les gisements d'optimisations sur lesquels on va pouvoir jouer. Bien sûr, plus ces gisements sont importants, plus les transformations peuvent être spectaculaires. Il peut s'agir : d'optimisations techniques ou financières, de renégociations, de dénonciation de service plus utilisé, de remplacement de solutions surévaluées ou obsolètes...
2. Ensuite, on peut optimiser les cycles de vies des composants du SI et leurs financements en évitant les périodes de superpositions. C'est-à-dire, s'assurer qu'un composant soit sorti de sa période de financement ou d'amortissement, avant de le remplacer.
3. Un autre point important est de s'assurer que la livraison d'un projet se solde par un démantèlement complet de l'ancienne solution. Il est fréquent de voir des coûts directs et indirects de vieux trucs résiduels, venant anéantir les efforts d'un projet de modernisation...
4. Ne surestimez pas les capacités de vos équipes à tout mener de front... Au contraire, faites des choix clairs pour minimiser la dispersion. Souvenez-vous : quand tout est urgent, c'est que rien ne l'ait vraiment :
5. Enfin, ne soyez pas trop juste à la dépense et gardez une vision opportuniste si cela permet de passer certains paliers d'optimisation ou de pérennisation. Ils sont certainement les marges et les économies de demain.

10. La matière première pour alimenter son premier budget

Quand vous initiez pour la première fois le budget informatique d'une structure, vous reprenez les éléments des exercices passés, avec une présentation et un formalisme qui pourrait être plus ou moins complet.

Si l'ensemble des éléments sont carrés et à jour, vous avez de la chance, c'est plus simple. Si ce n'est pas le cas, l'effort de spéléos risque d' être fastidieux et lourd.
Mais c'est le prix, d'une bonne maîtrise de son budget.
Mon conseil pour commencer est d'aller à la source la plus fiable de l'entreprise : la comptabilité.

• Des plus petites organisations, jusqu'aux plus grandes, la compta est un système qui doit avoir des qualités de sincérité, de fiabilité et être à jour. Elle va vous permettre de ratisser exhaustivement les dépenses passées. Appuyez-vous sur les personnes du service comptabilité, qui pourront vous guider et extraire pour vous l'ensemble des opérations sur les comptes du périmètre de votre budget.
• La deuxième source d'info est d'accéder aux archives des factures. Bien sûr, il ne s'agit pas de tout pointer (au moins dans un premier temps), mais d'avoir un premier niveau de compréhension et de détail qui vous permettra de remonter à la 3e source d'information.
• Il s'agit bien évidemment de l'ensemble des contrats actifs. Vous n'aurez peut-être pas le temps de tout analyser. Et dans ce cas, soyez dans un premier temps sélectif. Couvrez les plus importants et ceux arrivant à des échéances de renouvellement.
• Enfin, il reste à réunir toute la matière qui documentera les nouveaux projets et les nouveaux besoins : Les études, precadrages de projet, plaquettes de fournisseurs, grille de tarification, estimations, compte rendu, etc...

Avec l'ensemble de cette matière première, on peut documenter sereinement ses hypothèses et les premières variantes de sa prévision budgétaire.

11. Budget IT : Niveau de détail, maille, HT/TVA...

Quel niveau de détail pour son budget informatique ? Faut-il être à l'euro prêt, ou arrondir plus largement ?
Les dépenses informatiques peuvent être très conséquentes : les projets de plusieurs centaines de milliers d'euros sont fréquents et ceux se chiffrant en millions d'euros ne sont pas si rares...

La maille que l'on retrouve en général pour travailler un budget IT est en général le millier d'€ d'euro. Que l'on écrit K euro avec le K de kilo.

• 10 000 € s'écrira 10 K €
• Un million 1000 K €

Par contre pour les montants unitaires (Jour.H , tarification d'hébergement, coût à la page, terminaux, etc...), il est important de ne pas arrondir et de rester exact :
Par exemple pour 500 ordinateurs à 1050 € l'unité cela nous donne un budget de 525 000 €, si nous avions arrondi le coût unitaire du PC nous aurions un écart de 25000€.

Dernière précision à ne pas négliger, s'agit-il de TTC ou d'HT ?
Même s'il est admis dans votre organisation que vous devez travailler sur l'un ou l'autre, ce n'est pas forcément le cas de tous vos fournisseurs. Pour lever toute ambiguïté, conserver les montants HT et TTC en précisant systématiquement ce que vous présentez.

Pour les 500 ordinateurs si mon budget est TTC et mon prix unitaire est de 1050 € HT alors le coût total pour 525 K € HT est de 630 K € TTC ...
Dans cet exemple, une double erreur d'arrondie et de montants TTC pourrait amener un différentiel de 130K € on est loin de la largeur du trait...