Aujourd'hui, je vais vous parler d'un exercice fastidieux, pas toujours bien compris et même parfois mal vécu...
Qu'il soit à l'échelle d'un projet, d'un service ou d'une direction.
Qu'il se compte en milliers ou en millions d'euros.
Chaque année l'exercice est incontournable.
Il s'agit bien sûr d'établir ses prévisions budgétaires.
C'est une étape indispensable au bon pilotage de l'entreprise. Qui si elle est bien comprise peut être un véritable levier pour piloter la transformation de votre organisation.
Aujourd'hui, je partage 14 conseils, issue d'une vingtaine d'année de prévisions budgétaire pour des structures (très, très...) variées.
Pour cela, je vais vous parler de bonnes pratiques, de postures, d'économie, d'idées reçues, d'outils, de confiance, de situations économiques difficiles...
Mais avant de démarrer je vous propose de vous envoyer un petit bonus qui synthétise dans une infographie les points clés de cette série d'articles (j'ai divisé pour en faciliter la digestion ).
Bonus gratuit - Budget IT - 14 conseils pratiques
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Bonus - 14 conseils pour votre budget en une infographie
1. Quelle formation pour bâtir un budget ? Compta ? Finance ?
La construction d'un budget est un processus porté par le DAF ou le responsable financier.
Pour autant, il n'est pas nécessaire d'avoir une formation en comptabilité pour contribuer à un budget, mais plutôt d'en comprendre les étapes et ce que l'on attend de vous en tant que porteur ou contributeur. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur votre DAF qui précisera ses attentes en termes de présentation et répondra à vos questions pratiques.
Toutefois, des notions de base en compta et finance peuvent vous aider à de multiples endroits.
- Comprendre la situation économique d'une organisation, permet d'en avoir des repères sur ses capacités d'allocation en ressources.
- Elle permet de raffiner la vision valeur des projets que vous allez inscrire : Gains de productivités, nouvelles capacités, maîtrise du risque, etc...
Voici quelques notions utiles qui permettent de s'affûter à différent niveau :
- Les notions de charges, d'investissements et d'amortissements vous permettent d'affiner la structure des coûts de votre budget.
- La compréhension de ce que sont des comptes et des exercices comptables, permet de comprendre la répartition dans le temps et par type de mouvements.
- Enfin, se familiariser avec les rubriques du bilan et du compte de résultat permet d'analyser l'état des finances d'une entreprise, quelle que soit sa taille.
2. Quelle est la meilleure période de construction d'un budget ?
La plupart du temps, la construction d'un budget se fait annuellement, selon un planning et des échéances fixées par le DAF.
Mais les facettes du budget d'une DSI sont multiples et transverses, et cette période peut être courte et nécessiter un travail important et fastidieux pour réunir et articuler l'ensemble des éléments.
Donc, si votre budget est complexe, il est judicieux de ne pas attendre la période budgétaire. Mais plutôt de lisser l'effort.
C'est-à-dire en faire une activité continue, avec une vision de 3 à 5 ans. Pourquoi avoir une vision pluriannuelle ?
Parce que, les cycles de vie des composants informatique et les projets d'un SI coïncident rarement avec le temps d'un seul exercice comptable.
Ainsi tout au long de l'année, au fur et à mesure des discussions avec les différentes directions et services, vous pouvez mettre de côté les comptes rendus, notes et contexte, qui révèlent les nouveaux besoins.
Idem, avec les fournisseurs et les partenaires. Garder les plaquettes des offres de services, les projets menés.
Et n'hésitez pas à demander des devis, des estimations même sur des besoins hypothétiques ou pour alimenter votre réflexion sur des solutions pour de futurs projets.
Bref n'attendez pas pour constituer et garder précieusement votre matière première. Elle sera une première base que vous pourrez consolider pendant la période de finalisation !
3. Savez vous vraiment a quoi sert le budget d'une entreprise ?
Tous les ans, vous contribuez à la construction du budget de votre entreprise. Mais savez-vous à quoi il sert ? Et pourquoi est-ce qu'il est nécessaire ?
Le budget guide l'allocation efficace des ressources financières nécessaires à l'activité et à l'évolution d'une organisation.
Concrètement, il s'agit de prévoir les dépenses en terme : de masse salariale; de charges; et d' investissements. Qui permettent de fabriquer les produits ou les services pour les clients. Et qui soutiennent les choix stratégiques et opérationnels de l'organisation.
Le budget est un outil sous forme d'indicateur financier qui va permettre aux dirigeants de :
- prévoir les dépenses nécessaires pour l'activité.
- lui donner une base de comparaison au fur et à mesure du déblocage des engagements et des rentrées financières
- et éventuellement prendre des décisions et opérer des arbitrages.
Cela lui permet de limiter l' effet tunnel en cas d'évolution de la situation financière avant la période annuelle des résultats.