Maitriser son budget IT – 13+1 conseils concrets et pratiques 2/4

4. C'est quoi une "vrai" économie ? (pour éviter les fausses)

Il n'est pas rare de rencontrer des personnes pensant réaliser une économie quand il n'engage pas une dépense prévue dans leur budget.

Bien sûr, ce n'est pas le cas, et pourrait amener à des surévaluations dans son budget trompeuses.

Une économie directe pourrait se définir comme toutes les mesures permettant de baisser ou de supprimer les coûts des opérations ou de la production sans en dégrader les objectifs qualitatifs et quantitatifs.

Prenons un exemple simple :

Si vous changez d'opérateurs téléphoniques offrant un service équivalent, mais avec des coûts de communications moins importants, alors vous allez certainement réaliser une économie.

Par contre, si ce changement dégrade la qualité de vos communications, on se questionnera sur la baisse de coût.

Mais une fois de plus, la notion d'économie va dépendre de vos objectifs finaux et vos besoins réels :

Si cette baisse de qualité n'est pas une priorité . On reste sur de l'économie, car finalement vous n'aviez pas besoin d'un opérateur aussi performant

Par contre, si la qualité des appels, la disponibilité et le service sont des éléments importants. Comme par exemple pour un centre d'appel. Alors c'est une fausse économie, pire cela peut être délétère pour votre image et la qualité des services rendus à vos clients.

J'aime bien rappeler que, quel que soit le prix d'un projet, si le service pour lequel on la choisit est mal rendu, alors il sera toujours trop cher. 

5. Respecter son budget ou mourir...

Rester dans les clous de son budget est souvent un totem. Pourtant, plusieurs bonnes raisons peuvent amener à des dépassements budgétaires.

En voici quelques exemples :

• Bien sûr, toutes les hausses de charges liées à une conjoncture externe ne sont pas toujours prévisibles : évolution des prix de marché , inflation, nouvelle taxe, défaillance de fournisseur, etc...
• De nouveaux besoins imprévisibles peuvent apparaître et impacter votre trajectoire financière. Par exemple, une crise de cybersécurité pourrait amener des dépenses importantes non prévues.
• Si les charges sont en général assez prédictibles, pour certains complexes projets il peut être difficile d'en prévoir les aléas et les retards.
• Certains investissements non prévus peuvent être très bénéfiques. Il faut être prêt à adopter une posture opportuniste s'ils amènent un quickwin ou bénéfices de long terme.
• Enfin, certaines hypothèses budgétaires peuvent tout simplement ne pas se vérifier et amener à des écarts d'usages, de ressources, de besoins... et donc des dépenses.

Difficile de prévoir l'imprévisible, mais c'est justement l'objectif de la démarche budgétaire. Il est donc important de comprendre les écarts, avoir un dialogue avec son DAF et son DG si des évènements importants se produisent. Enfin, et si cela est nécessaire, procéder aux arbitrages et aux ajustements de trajectoire.  

6. Budget le doigt mouillé plutôt que 0

Quand on établit son budget informatique, il peut arriver d'avoir certains sujets et projets peu cadrés, avec un niveau d'information insuffisant, voir quasiment nul.

Il devient alors difficile d'évaluer les investissements, si le sujet, le périmètre, la durée ne sont pas esquissés. Dans ce cas de figure, il a plusieurs options :

Première possibilité, on n’inscrit rien, le sujet n'existe pas... Pas de bras de chocolat...
Pour autant en devenant invisible, cela peut laisser penser que l'on n'a pas connaissance du sujet. Et en revenant par la fenêtre être une mauvaise surprise quant à son financement et pour les personnes mobilisées...

Deuxième possibilité, on inscrit une ligne avec une somme à zéro... C'est un peu mieux, on met le sujet en visibilité. Mais votre DAF risque de faire la tête s'il doit mobiliser des ressources financières importantes, non prévues.

Et donc la dernière possibilité, celle que je privilégie, est d'afficher le sujet et de retenir une somme au doigt mouillé en précisant que l'évaluation reste parcellaire... Bien sûr, cette somme pourra être facilement, challengée à la hausse comme à la baisse, voire non retenu.

L'important est d'éclairer le sujet et de faire une proposition.  

7. Quel outil pour préparer son budget ?

Si la consolidation du budget se fait en général avec de simples feuilles de calcul dans Excel. Dans les plus grandes organisations, elle s'opère en général sur des progiciels qui industrialisent l'ensemble de la chaine de processus : De la gestion des fournisseurs et des contrats, jusqu'au suivi des budgets et des engagements... 

Et si vous vous posez la question sur le besoin d'un tel outil, en réalité l'essentiel est ailleurs.

L'important est de comprendre que l'empilement de lignes avec des € dans un tableau, n'est que le livrable ou le document final... Il est intrinsèquement insuffisant pour qui veut pouvoir se souvenir de la réflexion amenant à tel ou tel montants. N'oubliez pas qu'un arbitrage pourrait intervenir dans l'année et il faut pouvoir revenir et comprendre les sous-jacents de chaque postulat.

C'est d'autant plus difficile avec un budget informatique portant généralement une relative complexité. Il est enfin constitué de nombreux postes de dépenses, de multiples projets et charges. Et chaque item a une histoire, un scénario ou une hypothèse qu'il est important de documenter.

Quel que soit l'outil, j'aime bien personnellement m'appuyer sur un document maître pour chaque exercice. Il documente et synthétise l'ensemble des hypothèses retenues, avec en annexes le cheminement de celles non retenues. L'idée est de faire le lien entre la vision macro des postes retenus aux budgets, et le sous-jacent ayant permis d'aboutir à la somme correspondante...

Bien sûr, peu importe l'outil tant que l'on formalise les scénarios retenus, et que l'on a la capacité de restituer rapidement les éléments de contextes sans avoir à tout refaire.