Voilà, nous y sommes ! C’est l’heure du premier bilan du projet simplixite.fr ! Et sans suspens, il ne correspond pas du tout à ce que je m’étais fixé comme objectifs…
Lors du démarrage du projet, j’avais planifié cette étape pendant l'été. La période de vacances étant généralement plus calme et propice à la réflexion, et comme un certain nombre de mois est déjà passée, c’est le bon moment pour faire le point et évaluer le chemin parcouru.
Mais avant de vous envoyer le bilan du projet dans la prochaine newsletter (cliquez sur le formulaire en fin d'article pour le recevoir), je voulais écrire ce court article et partager avec vous : pourquoi je pense que planifier des bilans et des points d’étapes dans un projet est clé. C'est important pour le pilotage d’un projet professionnel, mais aussi dans ses projets de vie.
Alors, il ne s’agit pas d'avoir la prétention de présenter une méthode quelconque , mais plutôt de partager le "pourquoi " il me semble important de faire régulièrement des bilans pour les choses qui comptent.
Pourquoi faire des bilans est important ?
Que cela soit côté perso ou pro, le démarrage d’un projet ou d’une période de vie particulière est souvent l’objet d’un objectif, d’une envie, d’une projection ou d’espoirs. Cela donne de l’énergie pour commencer à passer à l’action. C'est le début de la concrétisation d’une idée à quelque chose de réel.
Le démarrage d'une projet [...] est la concrétisation d’une idée à quelque chose de réel.
Quand tout va bien, on peut se persuader que cela perdurera . Que nos décisions seront en permanence guidées par la raison. Et que nous aurons toujours le recul pour y voir clair.
Pourtant cette énergie des premiers temps s’épuisera tôt ou tard. Aspirée par la difficulté, d’une longue mise en œuvre, la lassitude ou simplement le flot d'une vie parfois très remplie. Petit à petit, il est probable de perdre de vue, de déformer, voire d'oublier toutes ces choses qui ont motivé le démarrage.
Mais on va se le dire une fois pour toutes : c’est parfaitement normal ! Nous sommes humains après tout ! Et n'étant pas des robots, nous sommes influencés en permanence par nos émotions, nos biais cognitifs et notre mémoire partiale et partielle.
Et comme tout projet un peu important, il faut compter avec les réussites, les joies, les victoires, mais aussi les déconvenues et toutes ces choses qui peuvent nous donner le sentiment de nous amener brutalement du sommet au fond du trou.
Le problème est qu’il est facile dans les hauts de se laisser griser par les sommets et parfois oublier de garder au moins un pied sur la terre ferme. Ou à l’inverse, être pris dans le tumulte d’un rouleau si puissant, que l’on broie du noir sans discerner les victoires et les leviers qui nous permettraient de prendre les décisions pour rebondir.
C'est un ascenseur émotionnel bien connu des entrepreneurs, et il est difficile de l’éviter, il faut juste s’y préparer…
Pour cela, faire un pas de côté et s’extraire des opérations courantes permettra de réfléchir à la situation, refaire le plein d’énergie (avant d’être à sec) et prendre les bonnes décisions pour tenir sur la durée.
Et l’une des clés est à mon avis de prévoir des bilans régulièrement. Ces points d'étapes vont permettre de rechallenger la période écoulée. Une introspection utile qui permettra de définir, si :
- Les motivations initiales sont toujours d’actualités
- Où en sommes-nous avec les objectifs fixés préalablement
- Faire le point sur les contraintes, nos problèmes et inconvénients. Mais aussi sur ce qui a été accompli positivement : réussites et victoires (que l’on a tendance à oublier pour se concentrer sur les problèmes plus urgents)
Cette mise en perspective va donner du grain à moudre pour procéder à des ajustements et de grandes décisions. Mais en gros, cela doit permettre de répondre à l’interrogation suivante :
- Faut-il continuer ? Si oui quels en sont les nouvelles conditions ?
Et parfois prendre la décision difficile d’arrêter. Il ne faut jamais oublier que l’arrêt est toujours un levier à disposition.
Arrêter est une décision courageuse
Dans le domaine des systèmes d’information, les projets s’arrêtent souvent avant leur terme et pour de multiples raisons. C'est souvent voulu et maitrisé, mais parfois, cela s’arrête, après qu'un point de non-retour ait été atteint, vers un crash aussi violent qu'inévitable…
Et cela peut parfois mettre en danger les résultats financiers, voir l'entreprise dans son ensemble.
Cela s’explique en général pour deux raisons principales :
La première est quand on demande à un système de palier à des problématiques humaines. C’est-à-dire se substituer à des questions organisationnelles, décisionnelles et de management. Dans ce cas-la, on abouti généralement à une bonne usine à gaz qui marche peu et ne convient à personne! Mais je ne détaillerai pas plus ce point dans cette article, car cela en mériterait un dédié (voir un livre entier...).
La seconde est liée à un biais cognitif bien connu. Il s’agit de l’escalade d’engagement ou plus communément appelée : le biais des couts irrécupérables.
Pour comprendre, ce biais il faut imaginer une personne accro aux jeux, qui voudra se refaire envers et contre tout malgré des pertes passées déjà insupportable. On continue à dépenser toujours plus, car les chances d'aboutir sont infinitésimales, mais pas totalement nulles ce qui maintient toujours l'illusion d'une issue... jusqu'à la ruine...
Dans bon nombre de projets informatiques, c’est parfois les mêmes scénarios. Porté par l'inertie de décisions entrainant toutes l'entreprise, avec des engagements financiers et humains forts, il sera difficile d’assumer un arrêt et un retour à quasiment zéro.
Dans un projet de plus petite dimension, le biais sera alimenté par le temps passé, l’engagement, l’affection ou même à la pression sociale.
Ce qui est pervers, c’est que plus on attend, plus la décision d’arrêter sera difficile à prendre, et même si cela devient vital.
Arrêter nécessite du courage, mais aussi de larges épaules. (Mon conseil perso si vous savez qu'un projet est dans une situation intenable : n’attendez pas que cela pète et que cela s’arrête de fait. Vous êtes l'expert alors prenez toujours les devants d'une mauvaise nouvelle de votre périmètre).
Mais revenons sur nos bilans, car en nous éclairant, ils seront les premiers remparts d'une telle extrémité. Ou ils permettront de légitimer une décision à prendre sans trembler.
Astuces pour prévoir, préparer et réaliser son bilan
Quand préparer son prochain bilan ?
J'évoquais plus haut le fait de prendre du recul pour pouvoir prendre des décisions parfois dans des moments qui ne sont pas idéals. Pour cela, il est préférable de préparer son bilan et ses attendus en début de période et éviter cette préparation proche de la période d'introspection.
Si vous êtes dans le maelstrom et qu'il est nécessaire d'agir en pleine tempête, alors je vous conseille de vous appuyer sur une personne de confiance qui n'est pas directement partie prenante .
Et si vous ne pouvez compter que sur vous-même, une vraie pause (même courte) pourra aider... (Astuce perso : la pratique de la course à pied peut aider à prendre du recul et faire émerger de nouvelles idées).
À quelle fréquence peut-on prévoir ses bilans ?
Bien sur cela dépend de quoi on parle, mais pour un projet au long cours un seul bilan annuel n'est à mon avis pas suffisant. Quand on a la tête dans le guidon, on perd de vue rapidement les objectifs fixés au profit de problématiques plus courantes, pour ensuite qu'ils réémergent quelques semaines avant l'échéance du prochain bilan...
À l’inverse une fréquence trop élevée, ne laissera pas le temps d'observer les résultats de la mise en œuvre des décisions. Il faut laisser infuser un minimum de temps pour évaluer correctement les effets de ses décisions. On peut s’inspirer des démarches Lean startup, ou d’une des méthodes agiles. Personnellement, j’ai tendance à retenir une période entre un trimestre et un semestre pour les projets les plus lents (comme simplixite...).
Bilan = bilan ?
Avec une fréquence relativement élevé, il n'est pas nécessaire de calquer tous vos bilans sur le même modèle. Il peut-être pertinent, de prévoir des bilans intermédiaires plus réduits et synthétiques et des bilans plus complets lors de période plus longue.
Quelles orientations pour son bilan ?
Il est idéal d'identifier son cap, son pourquoi (encore lui) qui guidera notre progression. Mais entendons-nous bien : nos motivations ou nos valeurs peuvent être floues ou impossibles à atteindre. Quand on définit son "pourquoi" ou ses valeurs, l’important n’est pas la résolution, mais la direction.
Quand Coluche a créé les restos du cœur ou l’abbé Pierre EMMAÜS, ils ont œuvré pour une vision de la société où toutes les personnes en difficulté pourraient manger à leurs faims et se loger dignement. L'exemple est un peu triste, car si ces objectifs ne sont pas réalisables aujourd'hui, ils guident la mobilisation de dizaines de milliers de personnes volontaires aidant ceux qui sont dans le besoin.
Des objectifs SMART ?
Aucun doute si vous êtes en milieu professionnel : un projet important nécessite de définir des objectifs SMART définis avec les sponsors et toutes les parties prenantes (SMART signifie : spécifique, mesurable, ambitieux, réaliste et temporellement définit) .
Dans un cadre plus personnel, à vous de voir si vous souhaitez vous les imposer. Vous pouvez objectiver votre réussite pour un examen, mais c'est plus difficile quand il s'agit de satisfaction et de plaisir. Si vous vous mettez des objectifs SMART, je conseille d'être bienveillant en toute circonstance avec soi-même, et particulièrement quand les conditions externes sont difficiles et ne dépendent pas que de vous. Si les objectifs ne sont pas atteints, c'est certainement le signe qu'ils nécessitent d'être revus.
Le bilan d'une vie ?
Bien sûr, dans le monde de l’entreprise les projets de transformation nécessitent un pilotage formalisé. Et tout au long de cet article, j’ai évoqué en filigrane les bilans que l’on fait lors de programmes et de projets informatiques.
Pour autant, prévoir de faire des bilans personnels en solo (ou avec quelqu’un) est utile pour faire le point des choses qui nous importe. Cela permet de savoir si nous sommes dans la bonne direction et d’en garder la mémoire.
Par exemple : dans le cadre d’une reprise d’étude ou d’une formation, pour son projet professionnel ou sa carrière, avec une relation, pour un projet de voyage, etc…
Cela permet de tenir de maintenir le cap que l'on s'est fixé ou d'arrêter en conscience une période qui n'a plus de sens. La question et la nécessité du sens sont est à mon avis importantes, et en écrivant cet article, je me suis souvenu d'un passage d’un livre de Steven Covey qui m'avait marqué il y a quelques années( The 7 Habits of Highly Effective People de mémoire).
Si ce passage évoque la mortalité, je le trouve personnellement très positif. Il met en perspective le sens de ce que l'on fait au quotidien à travers le dernier bilan de sa vie.
Il interroge intimement, sur ce que nous voudrions laisser derrière nous. Et sur ce que retiendraient nos proches (famille, amis, collègue) et toutes les personnes importantes de notre vie lors de notre éloge funèbre.
Dans une société parfois médiatiquement aseptisée sur ses questions, ce type de sujet peut mettre mal à l'aise (et si c'est le cas à la lecture de mes mots j'en suis navré).
Mais de mon point de vue cela permet de se reconnecter sur ce qui est important et nous guider dans nos bilans et nos choix de vie, car nous restons humains après tout...
Pour approfondir, je partage dans les prochains jours avec mes abonnés, le premier bilan (mitigé) du projet simplixite.fr.
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